海南省仲裁协会临时仲裁案件备案指引（试行）
第一章总则
第一条为规范临时仲裁案件备案管理，保障临时仲裁活动合法有序进行，根据《中华人民共和国仲裁法》以及《海南自由贸易港国际商事仲裁发展若干规定》，结合海南省临时仲裁工作实际，制定本指引。
第二条本指引适用于在海南自由贸易港开展的临时仲裁案件备案活动，包括备案提交、材料审核、登记存档、信息管理等工作。
第三条临时仲裁案件备案遵循“合法合规、及时高效、便企务实、全程留痕”原则，确保备案信息真实、准确、完整。
第四条海南省仲裁协会（以下简称“省仲裁协会”）是临时仲裁案件备案的责任主体，负责备案材料接收、审核、登记、存档及相关监督指导工作。
第二章备案主体与期限
第五条临时仲裁庭自组成之日起，由首席仲裁员或独任仲裁员作为备案责任人办理备案手续。
第六条备案责任人应当在仲裁庭组成之日起3个工作日内完成备案手续。
第七条本指引所称“3个工作日”，自仲裁庭全部仲裁员选定或指定完毕的次日起计算，不含法定节假日、休息日；期间届满日为法定节假日或休息日的，顺延至首个工作日。
第三章备案材料
第八条备案应当提交以下材料（纸质版1份， 电子版同步发送至海南省仲裁协会指定邮箱，电子版采用PDF格式）：
（一）《临时仲裁案件备案表》（见附件），需载明以下核心信息：
1. 申请方与被申请方基本信息（法人或非法人组织全称、统一社会信用代码、住所地、法定代表人/负责人姓名、联系方式）；
2.仲裁地；
3.仲裁庭组成情况（仲裁员基本信息、担任机构仲裁员情况 、法律执业机构或所属单位、联系方、选定或指定方式、组庭日期）；
4.仲裁规则（明确适用的仲裁规则名称，自行约定规则的需注明“当事人约定”，适用《海南自由贸易港临时仲裁规则》的请注明）；
5.备案责任人信息及签字确认。
（二）仲裁庭组成证明材料：
1. 当事人选定仲裁员的书面文件（仲裁通知与仲裁回复等可证明选定仲裁员的文件）；
2.协商或指定首席仲裁员的相关证明文件；
3.仲裁员资质证明复印件（如仲裁员资格证书、专业职称证书等，省仲裁协会推荐名录内的仲裁员可免予提供）。
4. 由指定机构指定仲裁员的，可直接提供指定仲裁员相关文书，免于提供第1-2项证明材料。
（三）仲裁规则文本（当事人自行约定仲裁规则的，需提交完整规则文本；适用海南自贸港临时仲裁规则的无需提交）。
第九条备案材料应当真实、清晰、完整，纸质版由备案责任人签字，复印件需注明“与原件一致”并签字。
第十条备案材料不齐全或不符合要求的，省仲裁协会应当在收到材料后1个工作日内一次性告知备案责任人需补正的内容，备案责任人应当在收到补正通知后2个工作日内完成补正；逾期未补正且无正当理由的，视为未按规定备案。
第四章备案流程
第十一条备案可通过以下方式提交：
（一）线上提 ：通过省仲裁协会指定官方邮箱（注明“临时仲裁备案+联系方式”）提交电子版材料，纸质版材料可后续邮寄至省仲裁协会办公场所收；
（二）线下提交：直接到省仲裁协会办公场所提交纸质版及电子版材料。
第十二条省仲裁协会收到备案材料后，应当当场或在1个工作日内出具《备案材料接收凭证》，注明接收日期、材料名称及份数。
第十三条审核流程
（一）形式审核：省仲裁协会对备案材料进行形式审核，重点核查是否符合本指引第八条、第九条规定以及纠纷是否可以适用海南自由贸易港临时仲裁；
（二）审核结果：审核通过的，省仲裁协会应当在2个工作日内完成备案登记，出具《临时仲裁案件备案回执》，载明备案流水号、拟配置案号、当事人名称、仲裁庭组成情况等核心信息；审核未通过的，出具《备案不予登记通知书》，并说明理由。
第十四条备案后，当事人信息、仲裁庭组成情况、仲裁规则等核心信息发生变更的，备案责任人应当在变更之日起2个工作日内提交变更申请表及相关证明材料，办理变更备案手续。
第五章审核与监督
第十五条省仲裁协会审核备案材料时，重点核查以下内容：
（一）备案是否在规定期限内完成；
（二）申请方与被申请方信息、仲裁地、仲裁庭组成情况、仲裁规则等信息是否完整、准确；
（三）仲裁员资质是否符合临时仲裁相关要求；
（四）备案材料是否真实、合规。
第十六条省仲裁协会对临时仲裁备案工作进行全程监督，对未按规定备案、逾期备案或备案材料虚假的，应当及时提醒备案责任人限期整改；情节严重的，可向相关仲裁员管理机构通报，并在海南省仲裁协会官网公示。
第十七条当事人对备案结果有异议的，可在收到《备案不予登记通知书》或知晓备案情况后3个工作日内向省仲裁协会提出书面异议，省仲裁协会应当在收到异议后3个工作日内予以答复。
第六章档案管理
第十八条省仲裁协会应当建立临时仲裁案件备案档案管理制度，对备案材料、审核记录、备案回执等文件进行分类存档，存档期限为备案完成后10年；电子档案可存储于公证机构区块链存证平台，与纸质档案具有同等效力。
第十九条备案档案的查阅应当符合以下规定：
（一）仲裁庭、案件当事人凭有效身份证明可申请查阅本案件备案档案；
（二）人民法院、人民检察院、省级司法行政机关持有效法律文书或公函，可依法查阅、调取相关备案档案；
（三）未经省仲裁协会同意，任何单位和个人不得复制、摘抄、传播备案信息。
第二十条省仲裁协会及其工作人员应当对备案材料中的商业秘密、个人隐私等信息严格保密，不得泄露给无关第三方。法律另有规定的除外。
第七章附则
第二十一条因不可抗力导致无法在规定期限内完成备案或补正的，备案责任人应当在不可抗力消除后3个工作日内提交相关证明材料，申请延期备案，延期期限根据不可抗力影响情况确定。
第二十二条本指引由海南省仲裁协会负责解释。
第二十三条本指引自发布之日起施行。未尽事宜，按照《中华人民共和国仲裁法》及相关法律法规执行。
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English
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Spanish
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German
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📧 E-Mail: yangyong@rhymesmarine.com🏢Rechtsanwaltskanzlei Beijing Yao'an (Shanghai)
39. Etage, Yincheng Zhong Road Nr. 501, Lujiazui, Pudong New Area, Shanghai, China
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